الزام به تنظیم سند رسمی

انتقال مالکیت یک ملک می‌تواند از طریق دو نوع سند صورت پذیرد، سند عادی و سند رسمی. به موجب ماده 1287 قانون مدنی، اسنادی که در اداره ثبت اسناد یا دفاتر رسمی اسناد رسمی  یا نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن‌ها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است. به موجب ماده 1288 قانون مدنی اسنادی که رسمی نباشند، عادی محسوب می‌شوند. در قوانین موضوعه ایران، اسناد رسمی دارای اعتبار بالاتری نسبت به اسناد عادی می‌باشند و نمی‌توان نسبت به آن‌ها ادعای انکار و تردید مطرح کرد و برای از اعتبار انداختن آن باید جعلی بودن آن اثبات گردد یا آن که اثبات شود سند واجد ویژگی‌های مذکور در ماده 1287 نمی‌باشد. یکی دیگر از ویژگی‌هایی که سند رسمی را نسبت به سند عادی برتر می‌سازد در مالکیت املاک است؛ به موجب ماده 22 قانون ثبت اسناد، وقتی برای یک ملک سند رسمی ثبت شود، دولت فقط کسی را مالک خواهد شناخت که به عنوان مالک در سند رسمی نامش قید شده باشد یا به موجب سندی رسمی مالکیت ملک از مالک رسمی به وی منتقل شده باشد. همچنین در مورد برخی از اموال منقول نیز وجود سند رسمی برای اثبات مالکیت ضروری است، به طور مثال در خصوص خودرو، به موجب رویه قضایی محاکم دادگستری اسناد عادی همچون برگه سبز خودرو و کارت خودرو برای اثبات مالکیت نزد محاکم کافی نمی‌باشند و صرفاً نشانه مالکیت اند نه سند مالکیت.

تعریف اصطلاحات و واژگان مهم:

سند:  سند به مفهوم عام ، در لغت به « آنچه بدان اعتماد کنند ، مدرک ، مستند و نوشته هایی که قابل استناد باشد » و « نوشته ای که وام یا طلب کسی را معین سازد و یا مطلبی راثابت کند »  آمده است.  در اصطلاح حقوقی در ماده ١٢٨٤ قانون مدنی : « سندعبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد بـاشد . اگرچه سند معمولا در اعمال حقوقی مانند عقود و ایقاعات از قبیل بیع ، اجـاره ، نکاح ، طلاق ، فسخ و رجوع نوشته می شود اما ممکن است در اعمال مادی و وقایع حقوقی ، نیز نوشته شود همانگونه که تولدو وفات در اسناد سجلی به وسیلۀ ادارات ثبت احوال نوشته می شود. در هر حال ، « نوشته » را ، على القاعده ، در صورتی می توان به مفهوم اصطلاحی ، سند دانست که از جمله دارای امضا ، اثرانگشت و یا مهر شخصی باشد که سند به او نسبت داده می شود. از دیدگاه اداری به نوشته ای که گویای انجام خدمت و یا فعالیتی از طرف افراد یا سازمانی نسبت به دیگران را بیان کند سند می گویند وارکان سند عبارتند از تاریخ و یا شماره ، امضاء یا اثر انگشت و یا مهر. سند و مدرک دو واژه ی مترادفند ، لکن آنچه این دو را از یکدیگر متمایز می سازد عام بودن مدرک است. به مکتوبات مورد استناد سند و به اشیاء مورد ا استناد مدرک می گویند ، کلیۀ اوراق ، مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عکس ها ، نوشته ها ، کلیشه ها ، نمودارها ، فیلم ها ، نوارهای ضبط شده و دیگر اسنادی که بطور دائم و غیردائم در تصرف دولت باشد و ارزش اداری ، مالی ، اقتصادی ، قضایی ، سیاسی ، فرهنگی ، علمی ، فنی و تاریخی داشته نگهداری دائمی آنها لازم باشد سند گفته می شود.

1.      سند رسمی: به استناد ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی : « سند رسمی عبارتست از سندی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفتر اسناد رسمی یا نزد مأمورین و در حدود صلاحیت آنان و برابر مقررات قانونی تنظیم شده باشد » . با توجه به تعریف سند رسمی معلوم می گردد که اسناد رسمی از جانب سه دسته اداره ثبت ، دفاتر اسناد رسمی و سایر مأمورین رسمی تنظیم می گردد و هر کدام این سه دسته باید در حدود صلاحیت خود و بر طبق مقررات قانونی اقدام نمایند والا معتبر نخواهد بود و همچنین غیر از اسناد مذکور، سایر اسناد عادی است . بنابراین اگر سند نزد سردفتری که منفصل شده است یا مأموری که صلاحیت آنرا نداشته است تنظیم گردد آن سند رسمیت نداشته و در بعضی موارد اعتبار هم ندارد . همچنین اگر سندی نزد مأمورین ذیصلاح تنظیم ولی مقررات قانونی در تنظیم آن رعایت نشده باشد آن سند رسمیت نخواهد داشت.  نتیجه می گیریم که تشریفات قانونی ثبت اسناد بر دو قسم است : -

 تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج می کند مانند عدم امضاء سردفتر

 تشریفاتی که عدم رعایت آنها سند را از رسمیت خارج نمی کند ، مانند عدم رعایت مقررات راجع به تمبر ( مادۀ ١٢٩٤ قانون مدنی )

2.       قولنامه:  حقوقدانان کشور تعاریفی از قولنامه ارائه کرده اند که به برخی از این تعاریف اشاره می شود :        « قولنامه سندی است که در آن عاقدی تعهد فروش عین معینی را که مالک آن است در آینده ای معلوم در برابر ثمن معلوم می کند. در حین تنظیم قولنامه نقل ملکیت صورت نمی گیرد. ( جعفری لنگرودی ، حقوق ثبت ) . « در مواردی که دو شخص تصمیم به پیمانی گرفته اند و در شرایط آن نیز باهم کنار آمده اند ، گاه به دلیل موانع خارجی نمی توانند پیمان نهایی را به طور قطع واقع سازند پس برای اینکه زمینه را آماده سازند و در آینده نیز به وقوع قرار داد مطمئن باشند ، در برابر هم تعهد می کنند که آن را در مدت معین و با همان شرایط مورد توافق معقد سازند این پیمان مقدماتی را قولنامه می نامند. ( کاتوزیان، ‌ اثبات و دلیل اثبات جلد اول )

( حقوق ثبت املاک- محمود تفکریان- نگاه بینه- چاپ 1400 )

( حقوق ثبت ( ثبت املاک )- محمدجعفر جعفری لنگرودی- گنج دانش- چاپ 1400 )

(‌ اثبات و دلیل اثبات جلد اول- دکتر ناصر کاتوزیان- میزان- چاپ 1400 )